Meldeschein für ausländische Gäste: Pflichten, Fristen, Bußgelder

Kaum eine Pflicht wird von Vermietern so häufig unterschätzt wie der Meldeschein – und kaum eine ist so eindeutig geregelt. Während deutsche Gäste den Meldeschein „nur“ ausfüllen und unterschreiben müssen, gelten für ausländische Gäste verschärfte Regeln: Hier verlangt das Gesetz zusätzlich die Kontrolle eines Identitätsdokuments. Wer das ignoriert, riskiert Bußgelder von bis zu 1.000 Euro pro Fall – und zwar pro Gast, nicht pro Buchung. Dieser Ratgeber erklärt, was das Bundesmeldegesetz konkret von Ihnen verlangt, wo die Unterschiede zwischen deutschen und ausländischen Gästen liegen, welche Fristen gelten und wie Sie die ganze Pflicht in unter einer Minute pro Gast erledigen.

Die Rechtsgrundlage: §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz

Die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten ist in den §§ 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes (BMG) geregelt. Sie gilt für Hotels genauso wie für Ferienwohnungen, Pensionen, Gasthöfe, Campingplätze und privat vermietete Airbnbs – entscheidend ist, dass Personen gegen Entgelt beherbergt werden. Die Kernpflichten:

• Jeder Gast muss am Tag der Ankunft einen Meldeschein handschriftlich unterschreiben (oder seit 2020: digital nach § 30 Abs. 2 BMG, dazu unten mehr).
• Der Meldeschein muss enthalten: Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise, Familiennamen, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anschrift.
• Mitreisende Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder müssen nicht einzeln unterschreiben – es genügt die Angabe ihrer Zahl. Bei Reisegruppen ab 12 Personen reicht die Unterschrift des Reiseleiters plus Teilnehmerliste.
• Die Meldescheine müssen ein Jahr aufbewahrt und danach innerhalb von drei Monaten vernichtet werden (§ 30 Abs. 4 BMG). Beides ist Pflicht – zu kurze und zu lange Aufbewahrung sind gleichermaßen Verstöße.

Die Sonderregel für ausländische Gäste

Der entscheidende Unterschied steht in § 29 Abs. 3 BMG: Ausländische Gäste müssen sich gegenüber der Beherbergungsstätte durch ein gültiges Identitätsdokument ausweisen – also Reisepass, Passersatz oder bei EU-Bürgern auch der nationale Personalausweis. Das bedeutet für Sie als Vermieter konkret:

• Sie müssen das Dokument sehen und prüfen – die bloße Angabe der Passnummer durch den Gast genügt formal nicht.
• Auf dem Meldeschein sind zusätzlich die Seriennummer des Identitätsdokuments und die Staatsangehörigkeit zu erfassen.
• Die Ausweispflicht gilt für alle ausländischen Gäste, auch für EU-Bürger, Schweizer und Österreicher – nicht nur für Gäste aus Drittstaaten.
• Eine Kopie des Ausweises dürfen Sie hingegen nicht ohne Weiteres anfertigen – das wäre datenschutzrechtlich problematisch. Erfassen Sie nur die geforderten Angaben.

Wichtig zur Einordnung: Die seit 2020 geltende Befreiung deutscher Staatsangehöriger von der Unterschriftspflicht bei bargeldloser Zahlung (das sogenannte „Bürokratie­entlastungs­gesetz III“) gilt nicht für ausländische Gäste. Für sie bleibt es bei Meldeschein plus Ausweiskontrolle – unabhängig von der Zahlungsart.

Was passiert bei Verstößen?

Verstöße gegen die Hotelmeldepflicht sind Ordnungswidrigkeiten nach § 54 BMG. Der Bußgeldrahmen reicht bis 1.000 Euro pro Fall. In der Praxis prüfen Gemeinden vor allem in Kurorten regelmäßig – nicht zuletzt, weil der Meldeschein dort die Grundlage der Kurtaxe-Abrechnung ist. Typische Prüfszenarien:

• Abgleich der Übernachtungszahlen aus Buchungsportalen mit gemeldeten Gästen,
• Stichproben bei der Kurtaxe-Abrechnung,
• Kontrollen nach Beschwerden aus der Nachbarschaft.

Daneben drohen Nachforderungen bei der Kurtaxe samt Säumniszuschlägen, wenn Gäste nicht oder unvollständig erfasst wurden. Gerade bei mehreren Wohnungen summieren sich kleine Versäumnisse schnell zu vierstelligen Beträgen.

Der digitale Meldeschein: erlaubt – unter Bedingungen

Seit Januar 2020 erlaubt § 30 Abs. 2 BMG ausdrücklich die elektronische Erfüllung der Meldepflicht. Statt Papier und Kugelschreiber kann der Gast den Meldeschein digital ausfüllen und unterschreiben – etwa vorab per Link oder beim Check-in auf dem Tablet. Die Anforderungen:

• Die Unterschrift kann durch eine elektronische Unterschrift (z. B. auf dem Touchscreen) oder definierte Alternativen ersetzt werden – bei deutschen Gästen u. a. durch die starke Kundenauthentifizierung der Kreditkarte.
• Bei ausländischen Gästen bleibt die Vorlage des Ausweisdokuments beim Check-in erforderlich; die Daten können aber vorab digital erfasst und vor Ort nur noch abgeglichen werden.
• Speicherung, Löschfristen (1 Jahr + Vernichtung binnen 3 Monaten) und der Schutz vor unbefugtem Zugriff müssen technisch sichergestellt sein – hier greift zusätzlich die DSGVO.

Der Praxisgewinn ist enorm: Der Gast füllt den Meldeschein in Ruhe vor der Anreise auf dem eigenen Handy aus, in seiner Sprache, ohne Zettelwirtschaft. Beim Check-in bleibt nur der kurze Blick auf den Pass. Und zur Kurtaxe-Abrechnung exportieren Sie die Daten mit einem Klick, statt Meldescheine abzutippen.

Kurtaxe und Gästebeitrag: die zweite Pflicht im Bündel

In Kur- und Erholungsorten ist der Meldeschein untrennbar mit der Kurtaxe (je nach Bundesland auch Gästebeitrag, Tourismusabgabe oder Citytax genannt) verbunden. Die Satzungen unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde, aber das Muster ist gleich: Der Vermieter erhebt die Abgabe beim Gast, führt sie an die Gemeinde ab und weist sie über die Meldescheine nach. Häufige Stolperfallen bei ausländischen Gästen:

• Ermäßigungen und Befreiungen (Kinder, Schwerbehinderte, Geschäftsreisende) gelten unabhängig von der Nationalität – verlangen aber Nachweise, die Sie dokumentieren müssen.
• Sprachbarrieren führen zu unvollständigen Angaben – ein mehrsprachiger digitaler Meldeschein löst das elegant.
• Abrechnungszeiträume (monatlich oder quartalsweise) verpasst man bei Papier-Meldescheinen leicht; digital ist die Summe jederzeit abrufbar.

Checkliste: Meldepflicht bei ausländischen Gästen richtig erfüllen

1. Meldeschein für jeden Gast am Anreisetag bereithalten (digital oder Papier).
2. Alle Pflichtangaben erfassen: Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, An-/Abreisedatum.
3. Bei ausländischen Gästen: gültiges Ausweisdokument zeigen lassen, Seriennummer notieren.
4. Unterschrift einholen (handschriftlich oder elektronisch nach § 30 Abs. 2 BMG).
5. Kurtaxe gemäß örtlicher Satzung berechnen und ausweisen.
6. Meldescheine 1 Jahr geschützt aufbewahren, danach binnen 3 Monaten vernichten.
7. Export/Abrechnung für die Kurverwaltung fristgerecht einreichen.

Häufige Fragen aus der Praxis

Gilt die Meldepflicht auch bei Airbnb-Buchungen?

Ja, uneingeschränkt. Die Meldepflicht knüpft an die entgeltliche Beherbergung an, nicht an den Vertriebskanal. Dass Airbnb die Ausweisdaten des Gastes bei der Registrierung prüft, ersetzt Ihren Meldeschein nicht.

Muss ich die Meldescheine an die Gemeinde schicken?

In der Regel nein – Sie bewahren sie auf und legen sie auf Verlangen vor. In Kurorten verlangen viele Gemeinden aber regelmäßige Kurtaxe-Meldungen, teils über eigene Online-Portale. Prüfen Sie Ihre örtliche Satzung.

Was ist mit Monteuren und Langzeitgästen?

Die besondere Meldepflicht gilt für Aufenthalte bis zu sechs Monaten. Wer länger bleibt, muss sich regulär bei der Meldebehörde anmelden – darauf sollten Sie Ihre Gäste nach drei Monaten hinweisen (§ 29 Abs. 1 BMG).

Fazit: Pflicht erfüllen, ohne Zeit zu verlieren

Die Meldepflicht bei ausländischen Gästen ist keine Grauzone, sondern klar geregelt: Meldeschein, Ausweiskontrolle, Fristen. Mit Papier kostet das pro Gast mehrere Minuten und produziert Ablagestapel mit Löschfristen, an die niemand denkt. Digital schrumpft der Aufwand auf einen Link vor der Anreise und einen Blick auf den Pass beim Check-in. Lesen Sie ergänzend unsere Ratgeber zur Reinigungs-Checkliste für Ferienwohnungen und zur Airbnb Checkout-Checkliste – oder sehen Sie sich an, wie FewoSuite Meldung die komplette Melde- und Kurtaxe-Pflicht automatisiert.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Bundesmeldegesetz und die Satzung Ihrer Gemeinde.